Wiele razy zdarza się, że ktoś nas nie zrozumiał. Nie wykonał polecenia lub zrobił coś nie po naszej myśli. Złościmy się w takich sytuacjach i okazujemy niezadowolenie, komentując iloraz inteligencji drugiej osoby. Tymczasem najczęstszą przyczyną nieporozumień jest niewłaściwie nadany komunikat, a co za tym idzie, błąd w komunikacji. Wykonujemy zlecone przez przełożonego zadanie. Staramy się, poświęcając dużo czasu i energii. Gdy okazuje się, że przełożonemu chodziło o coś innego i zadanie wykonane jest źle, wpadamy w złość, niezadowolenie i cierpią nasze morale. Słowa są nośnikiem naszych emocji, to dzięki nim wyrażamy siebie i swoje uczucia. Wszelkie zakłócenia w codziennej rozmowie powodują frustrację.
Skuteczna komunikacja występuje wtedy, gdy odbiorca rozumie komunikat tak samo jak nadawca. To po stronie nadawcy spoczywa odpowiedzialność za poprawnie przekazaną wiadomość. Odbiorca może nie wszystko, co powiedzieliśmy: usłyszeć, zrozumieć, wykonać lub zaakceptować. Nieważna jest ilość komunikatów np. „Tyle razy mówiłam byś zrobił to tak." Powinniśmy być pewni, czy nasza prośba dotarła i została zrozumiana zgodnie z naszą intencją.
Istnieje jednak pewna grupa zachowań, które zakłócają komunikację interpersonalną. Są to postawy zorientowane na przedmiotowe traktowanie rozmówcy i próbujące wywołać negatywne emocje takie jak niepewność, zawstydzenie lub lęk. Rozmówca nie czuje się naszym partnerem w komunikacji werbalnej. Należą do nich:
-Grożenie. Próba wywołania lęku u drugiej osoby, której zdanie nie ma znaczenia.
-Obrażanie. Osoba obrażana przyjmuje bierną postawę, wycofując się z konwersacji.
-Pouczanie. „Powinieneś częściej biegać, bo..” Druga osoba także wycofuje się z rozmowy, skoro nie ma racji. Brak wzajemnego zrozumienia i swobody wypowiedzi.
-Apel logiczny to wypowiedź, która tylko pozornie ma zmotywować do działania. Zwroty "weź się w garść, nie marudź" sprawiają, że rozmówca czuje się niezrozumiany, a jego sprawy zlekceważone.
-Rozkazywanie. Nikt nie lubi takiego tonu. Druga osoba nie ma możliwości swobodnej wypowiedzi, czuje się nieszanowana.
-Krytyka. Stanowi silną barierę komunikacyjną. Mowa o krytyce niekonstruktywnej, która poniża i powoduje przykre uczucia.
Występują także inne czynniki niesprzyjające komunikacji: roztargnienie, wady wymowy, niewyraźne artykułowanie słów, zbyt szybkie mówienie, bariera społeczna pomiędzy ludźmi, bariera wewnętrzna (poglądy, stany emocjonalne).
Pamiętajmy, że kluczowym elementem udanej rozmowy jest szacunek do drugiej osoby oraz aktywne słuchanie, dzięki któremu pozyskujemy więcej informacji. Słuchany rozmówca czuje się doceniony oraz wie, że jego sprawy nie są nam obojętne. Aktywne słuchanie łagodzi konflikty oraz nieporozumienia. Skuteczna komunikacja to klucz do sukcesu w życiu codziennym, jak i w biznesie.